3Savoir gérer son temps est la clé pour une journée de travail bien remplie. Planifier ses tâches est d’autant plus important si vous avez plusieurs choses importantes à faire. En tant qu’entrepreneur, bien gérer son temps demande une organisation rigoureuse. En effet, vous vous retrouvez rapidement sollicité par beaucoup de choses, alors il faut savoir distinguer l’urgent et l’important. Cet article vous propose un exposé approfondi sur les méthodes et les outils de gestion du temps.
I- Gérer son temps : Qu’est-ce que c’est?
Gérer son temps c’est faire appel aux différentes procédures d’optimisation de son emploi de temps et de son planning. Bien gérer son temps permet de maximiser la production de valeurs sur une période donnée. Que ce soit au niveau personnel ou professionnel, la gestion du temps est une notion importante à avoir. En effet, elle vous permet d’organiser votre vie et d’atteindre les objectifs que vous vous fixez. Apprendre à gérer son temps fait donc partie du développement personnel. Bien gérer son temps permet notamment de :
- Bien remplir ses heures : Gérer son temps permet d’être plus productif. Vous aurez alors la satisfaction de voir achevées, les tâches que vous vous êtes fixées.
- Achever ses tâches dans le temps : Vous pouvez ainsi planifier le processus des tâches à accomplir. Vous pourrez ainsi garantir la productivité de votre entreprise et respecter les délais que vous vous êtes fixés.
- Délaisser les tâches improductives : Il existe un lien étroit entre les résultats d’une entreprise et ses coûts. En effet, les dépenses de l’entreprise augmentent suite à la réalisation de tâches superflues.
- Prouver votre valeur : Accomplir les tâches que vous vous fixez apporte un sentiment de satisfaction. C’est un excellent moyen de prouver votre leadership. Vous pouvez aller plus loin en conduisant votre équipe à être plus productive dans un délai plus court.
II- Gérer son temps : Evolution des outils d’aide à la gestion du temps
Savoir gérer son temps est de plus en plus sollicité dans le monde des affaires. Cela, aujourd’hui plus qu’avant. En effet, pour un leader, la gestion du temps constitue un facteur important dans la réussite de son activité. Particulièrement, pour assurer la viabilité de son entreprise. Un entrepreneur doit savoir gérer son temps en incluant ses tâches quotidiennes, ses rendez-vous d’affaires et cela tout en conservant du temps pour ses collaborateurs. La gestion du temps est une notion qui a beaucoup évolué au cours des années. On peut citer entre autres :
a- La To Do-list : Liste des tâches à réaliser pour gérer son temps
Le principe de cette méthode repose sur un objectif simple : Surtout ne rien oublier ! Elle est également connue sous le nom de la méthode de l’aide-mémoire ou la liste. Il s’agit ici d’énumérer dans un carnet, toutes les activités ou tâches qu’on prévoit accomplir pour un projet donné, pour gérer son temps efficacement. Ces tâches peuvent être indépendantes ou alors être listées par ordre de réalisation.
La To Do list présente l’avantage d’être souple, avec une bonne capacité d’adaptation. Vous pouvez alors ajouter des tâches au fur et à mesure que vous obtenez des informations supplémentaires sur le projet. Vous pouvez alors rapidement enregistrer toutes les idées issues des choses à faire. Par contre, s’agissant d’un outil pour gérer son temps, elle n’offre pas une structure pour organiser vos tâches. Vous courez ainsi davantage le risque de pas respecter votre planning, car elle ne fait pas de distinction claire sur les priorités.
Toutefois, il existe aujourd’hui des assistants électroniques vous permettant de créer un fichier partagé avec les personnes concernées. Le support ainsi créé peut être un fichier texte brut avec éventuellement des précisions sur la date limite, les sous-parties du projet, le responsable du projet, etc. On peut aussi créer cette liste avec un tableur ou un logiciel simple de gestion de projet.
b- Gérer son temps : Le planificateur du temps
Gérer son temps avec le planificateur du temps fait intervenir la notion du temps avec force. Si vous avez plusieurs tâches à accomplir, vous devez définir une date pour les faire. Ici, vous gérez vos tâches avec des calendriers pour tout programmer et de façon pragmatique. L’objectif est de ne pas perdre du temps inutilement et se retrouver à procrastiner. L’outil de base est donc le calendrier.
La gestion du temps à l’aide du planificateur du temps permet d’être vigilant sur le respect des dates limites. Cet outil permet alors une planification plus efficace pour atteindre vos objectifs. De plus, le travail collectif est ainsi facilité, car chacun a accès au calendrier et aux tâches qui lui sont imparties. L’inconvénient majeur de cette méthode est la perte du relationnel en faveur de l’ordre du jour. Il peut également vous donner l’impression d’avoir trop de tâches à faire et pas assez de loisirs. Dans ce cas, tout ce qui n’est pas planifié apparaît comme une entrave. Il ne tient pas compte des imprévus, la priorité est forcément l’ordre du jour.
c- Gérer son temps par ordre de priorité
C’est un procédé de gestion du temps qui ajoute aux méthodes précédentes, la gestion des activités et des priorités selon leur nature. Elle vous permet de fixer vos objectifs à court, moyen et long terme, suivant vos valeurs et vos priorités. L’outil le plus connu est la matrice d’Eisenhower. Il s’agit d’un tableau qui exprime le degré d’urgence en fonction du niveau d’importance d’une activité. Toutefois, il faut être capable de définir ce qui est réellement urgent et important.
Cette une méthode de planification qui développe le sens de l’engagement et des résultats. Vous apprenez à valoriser vos priorités et vos objectifs. Vous pouvez ainsi travailler sur ce qui a de la valeur pour vous. En plus d’augmenter votre productivité et votre efficacité, elle permet une meilleur organisation de sa vie. Cependant, attention au sentiment de maîtrise parfaite qu’elle procure. En effet, c’est une méthode qui a tendance à prioriser le court terme sur le long. Vous risquez ainsi de manquer de perspective sur le fondamental, vous culpabiliser ou encore vous surcharger. Il est important de gérer son temps en tenant compte de ses propres besoins personnels.
III- Les méthodes de gestion du temps
Si vous êtes débordé en permanence et que vous avez le sentiment de ne jamais faire assez, il est temps que cela change. Être incapable de gérer son temps peut devenir une grande source de stress pour vous. En effet, entre les coups de téléphone, les emails, et les tâches à accomplir, vous pouvez vous sentir très vite submergé. Il existe pourtant des techniques simples que vous pourrez utiliser pour organiser vos journées. Voici quelques méthodes de gestion du temps pour optimiser votre temps.
a- Planifier sa journée
Il faut au préalable que vous abandonnez cette pensée selon laquelle planifier votre journée vous fait perdre un temps précieux. En effet, il a été démontré que consacrer quelques minutes pour planifier sa journée permettait de gagner du temps supplémentaire. Lorsqu’on ne prend pas la peine de gérer son temps, il n’est pas surprenant de ne pas parvenir à boucler toutes ses activités. Un emploi de temps qui n’est pas correctement défini laisse de la place à toutes sortes d’activités qui ne sont pas toujours prioritaires.
Le principe est simple, gérer son temps c’est accepter de consacrer quelques minutes à définir les priorités de sa journée. Planifier donc de préférence votre journée la veille au soir. Cela vous permettra d’avoir un visuel précis des tâches de votre future journée. Ainsi, votre mémoire aura toute la nuit pour se préparer à respecter votre planning.
b- Définir ses priorités
Gérer son temps efficacement nécessite une définition des tâches prioritaires. Vous devez apprendre à planifier à court, moyen et long terme afin d’éviter les imprévus. Il faudra que vous mettiez les activités accessoires de côté pour vous focaliser sur ce qui est urgent maintenant. Dans ce cas présent, vous pouvez appliquer la méthode de gestion du temps de Eisenhower. Celle-ci vous permettra de catégoriser vos différentes tâches selon leur urgence et leur priorité.
En effet, la vie quotidienne est remplie d’obligations de toutes sortes. Mais elle est pareillement remplie de sollicitations et de distractions voilées qui vous font manquer vos objectifs. Pour ne plus passer à côté de votre cible, vos journées doivent être soumises au bon rythme. Apprenez à distinguer entre les tâches qu’il faut planifier pour plus tard et celles qui doivent être accomplies maintenant sans délai. Celles que vous devez déléguer et celles qu’il faut tout simplement supprimer de votre agenda.
c- Fixer une limite de temps pour réaliser les tâches
Se fixer une limite de temps pour réaliser une tâche, permet de canaliser son énergie. Cela vous permettra de rester concentré sur la tâche présente. Lorsqu’il n’existe pas de dates butoirs vous pouvez aisément vous retrouver à prendre 2 fois le temps qu’il faut pour exécuter une tâche. Définir une échéance vous communiquera la dose de stress positif nécessaire pour mener à bien la mission.
d- Discipliner son entourage
Pour parvenir à gérer son temps, il faut savoir dire non aux sollicitations de l’entourage. Le plus souvent, on accepte des tâches qui grignotent notre temps par sympathie ou par peur d’être mal jugé. Pourtant, si vous voulez respecter votre planning, vous allez devoir décliner certaines propositions. Fixer des limites à vos proches vous permettra de rester constamment dans le choix, et non la contrainte. Cela peut nécessiter que vous développiez votre confiance en vous, afin de pouvoir davantage vous affirmer.
e- Apprendre à déléguer pour gagner du temps
Dans le cas où vous occupez une position de leader, déléguer est très important. Il est vrai que généralement, on a tendance à se fier davantage à son travail qu’à celui des autres. Ce qui en soi, constitue un problème pour la longévité de votre entreprise. En effet, vous risquez de vous écrouler sous la multitude des tâches à faire. Pour votre bien-être et celui de vos employés, il est nécessaire que vous sachiez répartir les tâches.
Pour utiliser efficacement cet outil et gérer son temps convenablement, vous pouvez créer un planning de groupe. Vous pourrez par exemple afficher sur un mur principal la définition des tâches de chacun. Ainsi, chacun sait quels sont ses défis, ce qu’il a à faire et où il en est. Cela vous permettra ainsi de suivre la progression des tâches. Vous pouvez en plus, ajouter des détails tels que : des remarques, des accomplissements, des problèmes rencontrés, etc.
f- Gérer son temps avec la méthode Pomodoro
La Méthode Pomodoro est une technique qui utilise une minuterie pour subdiviser le travail par intervalles de temps. Ces intervalles de temps correspondent généralement à des tranches de 25 minutes séparées par des courtes pauses de 5 minutes. Ces intervalles de temps sont appelés pomodoro, mot italien qui signifie tomate.
Le principe de cette méthode est simple. Plutôt que de travailler plusieurs heures de suite, vous structurez votre temps en intervalles plus courts, séparés de petites pauses. Ainsi, vous pouvez accomplir un grand projet, une tâche à la fois. Sa pratique est simple, il vous suffit de procéder comme suit :
- Compartimentez votre grand projet en de petites tâches et faites fonctionner le minuteur.
- Appliquer toute votre concentration sur une seule tâche à la fois
- Utilisez cette méthode uniquement si vous ne prévoyez pas une journée entière de travail. Cela, afin d’éviter plusieurs interruptions.
- Éteignez le minuteur en cas d’interruption et recommencez, sinon la méthode perd sa valeur.
IV- Les outils de la gestion du temps
Des outils ont été mis en place afin d’aider à bien gérer son temps. Il s’agit de logiciels créés pour vous aider à structurer votre journée, répartir les tâches entre les membres de vos équipes et piloter l’ensemble du projet. L’utilisation de ces outils est très intuitive et la plupart d’entre eux ont une version gratuite. Il s’agit entre autre de :
- Evernote : C’est un logiciel qui vous permet d’enregistrer des informations sous forme de notes, images, vidéos, ou pages web. Il a l’avantage d’être utilisable sur plusieurs support, sur PC, tablette, téléphones…
- Trello : Il se base sur une organisation des projets en planches listant des cartes, sur lesquelles sont représentées les différentes tâches à accomplir.
- Freedom : Il s’agit d’une application qui bloque les notifications des réseaux sociaux, des emails ou toute sorte de contenu pendant une période donnée. Vous avez ainsi la possibilité de vous concentrer sur les tâches immédiates qui nécessitent votre attention.
En définitive, que ce soit sur support papier ou électronique, vous disposez aujourd’hui de plusieurs outils pour la gestion de votre temps. Une utilisation de l’une d’elle peut transformer la manière dont vous vivez vos journées. Il appartient maintenant à chacun de s’autodiscipliner pour parvenir à bien gérer son temps.
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